Documents institutionnels
Règlement intérieur
RÉSEAU FRANCOPHONE DES FABLABS D'AFRIQUE DE L'OUEST (ReFFAO) — Adopté lors de l'Assemblée Générale Constitutive du 18 novembre 2021 à Cotonou, Bénin.
Le présent règlement intérieur précise les modalités de fonctionnement interne du ReFFAO conformément aux statuts de l'Association.
Préambule
Le présent règlement intérieur est établi et adopté par l'Assemblée Générale Constitutive de l'Association dénommée « RÉSEAU FRANCOPHONE DES FABLABS D'AFRIQUE DE L'OUEST », par abréviation « ReFFAO », tenue à Cotonou le 18 novembre 2021. Il définit les modalités d'application des statuts et les conditions techniques et financières du fonctionnement de l'Association. Il régit les rapports des membres entre eux et des membres à l'égard de la société. Le non-respect du présent règlement intérieur est susceptible de faire perdre la qualité de membre.
TITRE I — GÉNÉRALITÉS
CHAPITRE I : MEMBRES
Art. 1 — ADHÉSION DES MEMBRES
L'Association ReFFAO est ouverte aux personnes visées à l'article 12 de ses statuts qui acceptent ces derniers, les fonctions et le présent règlement intérieur. Pour être admis comme membre, il faut fournir un dossier comportant : - Un (01) formulaire de demande d'adhésion disponible au siège de l'Association, rempli, signé et adressé au Président du Conseil d'Administration ; - Deux (02) photos d'identité récentes ; - Un (01) casier judiciaire datant de moins de trois (03) mois ; - Une (01) quittance de versement des droits d'adhésion. Le montant des droits d'adhésion est fixé à Vingt Mille (20 000) francs CFA pour les personnes physiques et à Cinquante Mille (50 000) francs CFA pour les personnes morales. Ce montant peut être modifié par décision de l'Assemblée Générale. Il est payé en un seul versement au moment de l'adhésion et n'est pas remboursable en cas de démission, de décès ou d'exclusion. La qualité de membre est acquise par l'inscription au registre des membres de l'Association.
Art. 2 — DÉMISSION D'UN MEMBRE
Tout membre de l'Association peut démissionner à tout moment. La décision de démission est notifiée par correspondance adressée au Président du Conseil d'Administration avec mention du ou des motifs de la démission. Le Conseil d'Administration statue sur la correspondance et rencontre le membre. La décision finale portant démission prend effet à partir de la date de réponse adressée au membre démissionnaire par le Conseil d'Administration après approbation de l'Assemblée Générale dans un document qu'il contresigne. En cas de démission ou de radiation, le membre est tenu de retourner tout bien de l'Association qui était en sa possession. Les membres qui ont quitté l'Association par démission ne peuvent y être réadmis que sur décision de l'Assemblée Générale.
Art. 3 — DÉLIVRANCE DE DOCUMENTS AUX MEMBRES
Sont habilités à délivrer des extraits ou copies certifiées conformes des règlements et des procès-verbaux de l'Assemblée Générale ainsi que des réunions du Conseil d'Administration, le Président et le Secrétaire Général du Conseil d'Administration de l'Association.
CHAPITRE II : DISCIPLINE — SANCTIONS
Art. 4 — RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS
L'Association ReFFAO est une association à but non-lucratif. Toute pression politique, syndicale ou religieuse est interdite au sein de l'Association. À cet effet, nul n'a le droit de prendre des engagements au nom de l'Association sans avoir reçu mandat. Les règles de discipline à observer sont basées sur les principes de soumission de la minorité à la majorité, de l'individu au groupe. Tout différend entre les membres ou entre un membre et l'Association est soumis au Conseil d'Administration au moyen d'une plainte par écrit énonçant un résumé des faits et déposée au siège de l'Association. Le Directeur Exécutif transmet la plainte au Conseil d'Administration qui en examine le bien-fondé. Le membre plaignant est convoqué devant le Conseil d'Administration au moyen d'un avis indiquant le lieu et la date de la réunion.
Art. 5 — DÉLAI DE TRAITEMENT DE LA PLAINTE
Toute plainte soumise au Conseil d'Administration doit requérir une réponse dans les deux (02) mois à compter de sa date de réception. Le membre plaignant doit recevoir une réponse écrite.
Art. 6 — COTISATIONS
Le montant de la cotisation est fixé à la somme de cinquante mille (50 000) francs FCFA. Les cotisations doivent être versées dans le courant du premier trimestre de l'année. Tout membre qui ne se libère pas entièrement de ses cotisations et droits d'adhésion pendant deux ans au plus est considéré comme démissionnaire.
Art. 7 — SANCTIONS
Tout membre qui sera rendu coupable de manquement aux prescriptions et conduites éditées au sein de l'Association sera passible d'une amende de cinquante mille à trois cent mille Francs CFA. Les amendes sont payées dans les quinze (15) jours qui suivent toute sanction contre un membre.
CHAPITRE III : PROCÉDURES D'ÉLECTION
Art. 8 — DÉSIGNATION DES MEMBRES DU PRÉSIDIUM
Les élections se déroulent sous le contrôle d'un présidium composé de trois (03) membres, non-candidats aux postes à pourvoir et désignés par l'Assemblée Générale : un Président, un Secrétaire et un Rapporteur. Le présidium peut être assisté de deux (02) scrutateurs choisis parmi les participants. Le Président du Conseil d'Administration est le Président du présidium sous le contrôle de qui les élections se déroulent, sauf lorsqu'il est lui-même candidat à un poste à pourvoir.
Art. 9 — IDENTIFICATION DES DIRIGEANTS SORTANTS ET RÉCEPTION DES CANDIDATURES
Avant les élections, le Président du présidium communique les noms des responsables sortants. Il reçoit les propositions de candidatures présentées par les membres ayant le droit de vote. Une fois achevé l'enregistrement des candidatures, l'élection se fait par scrutin secret.
Art. 10 — VOTE
Le vote s'effectue à l'aide de bulletins marqués par le Secrétaire ou le Président et distribués par les scrutateurs aux personnes ayant droit de vote. Les électeurs inscrivent sur le bulletin les noms des candidats choisis. Ils doivent voter pour autant de candidats qu'il y a de postes à pourvoir.
Art. 11 — DÉCOMPTE DES VOIX
Le Secrétaire d'élection et les scrutateurs procèdent au dépouillement en contrôlant les bulletins recueillis. Ils s'assurent que leur nombre n'excède pas celui des bulletins distribués et que le nombre de candidats choisis sur chaque bulletin correspond au nombre de postes à pourvoir.
Art. 12 — PROCLAMATION DES RÉSULTATS
Pour chaque organe de décision, le Président du présidium donne les noms des candidats qui ont obtenu le plus grand nombre de voix, par ordre alphabétique, jusqu'à concurrence du nombre de postes à pourvoir. Après la communication et après toute contestation résolue, le Président du présidium proclame les résultats définitifs du scrutin.
TITRE II — ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT
CONSEIL D'ADMINISTRATION ET ASSEMBLÉES
Art. 13 — LE CONSEIL D'ADMINISTRATION
L'Association est administrée par un Conseil d'Administration composé de trois (03) membres au moins et de douze (12) au plus, pris parmi les différentes catégories de membres nommés par l'Assemblée Générale Ordinaire ou au scrutin secret et révocables par elle.
Art. 14 — POUVOIRS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
Le Conseil d'Administration est investi des pouvoirs de gestion les plus étendus pour agir en toutes circonstances au nom de l'Association, pour faire et autoriser tous actes et opérations qui entrent dans l'objet de l'Association. Il prend toute décision nécessaire au bon fonctionnement de l'Association en ce qui concerne l'emploi des fonds, des ressources et autres biens. Il fixe l'ordre du jour des assemblées et procède à leur convocation. Il se prononce sur toutes les admissions et radiations de membres. Le Conseil d'Administration peut déléguer à toute personne habilitée tous pouvoirs à l'effet de procéder à l'agrément de nouveaux membres. Les fonctions d'Administrateurs sont bénévoles et peuvent seulement comporter un remboursement de frais et débours.
Art. 15 — RÉUNIONS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
Le Conseil d'Administration se réunit aussi souvent que l'intérêt de l'Association l'exige et au moins une fois tous les trois (03) mois. Il est convoqué par son Président ou sur la demande de la moitié de ses membres, par lettre simple, huit (08) jours avant la date du conseil. Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents ou régulièrement représentés. En cas de partage de voix, celle du Président est prépondérante. Les délibérations sont constatées par des procès-verbaux, signés par le Président et le Secrétaire.
Art. 16 — BUREAU DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
Le Conseil d'Administration est composé de : un Président, un Vice-président, un Secrétaire Général, un Secrétaire Général Adjoint, un Trésorier Général, un Trésorier Général Adjoint et deux Organisateurs. Les membres du bureau sont désignés pour une durée de trois (03) ans, rééligibles pour un deuxième mandat, et révocables par l'Assemblée Générale. PRÉSIDENT — Premier dirigeant de l'Institution, il représente l'Association dans tous les actes de la vie civile. Il convoque et préside les réunions de l'Assemblée Générale. Il ordonne les dépenses conformément au budget ; tout engagement hors budget supérieur à 100 000 FCFA doit être soumis à l'autorisation préalable du Conseil d'Administration. VICE-PRÉSIDENT — Assure les missions qui peuvent lui être confiées par le Président et le remplace en cas d'absence ou d'empêchement. SECRÉTAIRE — Assure l'exécution des décisions du Conseil d'Administration. Il établit les procès-verbaux des réunions du Conseil d'Administration et des Assemblées Générales. TRÉSORIER — Responsable de la gestion des fonds de l'Association. Il ordonne et exécute les dépenses, assure le contrôle budgétaire et présente les comptes annuels à l'Assemblée Générale Annuelle.
Art. 17 — ASSEMBLÉES GÉNÉRALES
Les Assemblées Générales se composent de tous les membres de l'Association à jour de leur cotisation, chaque membre disposant d'une voix. Elles se réunissent en la forme ordinaire ou en la forme extraordinaire au siège social ou en tout autre lieu indiqué sur la convocation. Elles sont convoquées par les soins du Président quinze (15) jours au moins à l'avance par lettre simple adressée à chacun des membres. Il est établi une feuille de présence émargée par tous les membres à leur entrée en séance.
Art. 18 — ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE
L'Assemblée Générale Ordinaire est réunie au moins une (01) fois par an, dans les six (06) mois de la clôture de l'exercice. Elle entend le rapport financier et le rapport de gestion du Conseil d'Administration. Elle approuve ou redresse les comptes annuels qui lui sont présentés.
Art. 19 — ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE
L'Assemblée Générale Extraordinaire est compétente pour toutes les décisions emportant la modification des statuts et pour prononcer la dissolution de l'Association. Elle ne peut valablement délibérer que si elle réunit la présence ou la représentation de la moitié au moins des membres de l'Association.
Art. 20 — CRITÈRES DE RECRUTEMENT DU DIRECTEUR EXÉCUTIF
Nul ne peut être Directeur Exécutif de l'Association : - S'il participe directement ou indirectement d'une façon régulière ou occasionnelle à une activité concurrente de l'Association ; - S'il a fait l'objet d'une condamnation l'ayant déchu de ses droits civils ou lui interdisant de gérer ou d'administrer une Association ; - S'il a été licencié d'un autre établissement pour abus de confiance ou malversation dûment prouvée. Le Directeur Exécutif doit avoir des compétences avérées dans les activités menées par l'Association. Avant tout recrutement, le Conseil d'Administration établit la fiche de recrutement.
TITRE III — LIVRES, REGISTRES ET EXTRAITS
REGISTRE DE L'ASSOCIATION
Art. 21 — CONTENU DU REGISTRE
L'Association tient à son siège social un registre contenant : 1. Ses statuts et la décision d'agrément du Ministère de l'Intérieur et de la Sécurité Publique ; 2. Son règlement intérieur ; 3. Ses procès-verbaux et résolutions des assemblées ; 4. Ses procès-verbaux des réunions et les résolutions du Conseil d'Administration ; 5. Un recueil de ses procédures comptables et financières, administratives et de gestion des ressources humaines ; 6. Une liste mentionnant les noms, adresses, professions des membres des organes de l'Association, avec mention du début et de la fin de chaque mandat ; 7. Un point des cotisations des membres ; 8. Ses textes législatifs et réglementaires régissant les Associations en République du Bénin.
DISPOSITIONS FINALES
ENTRÉE EN VIGUEUR
Art. 22 — ENTRÉE EN VIGUEUR DU RÈGLEMENT INTÉRIEUR
Le présent règlement intérieur prend effet à partir de la date de son adoption et remplace toutes dispositions antérieures contraires.
Art. 23 — ENTRÉE EN VIGUEUR DES MODIFICATIONS
Toute modification du présent règlement entre en vigueur dès son adoption, sauf si l'Assemblée Générale décide d'en retarder l'entrée en vigueur et sa communication à l'administration ministérielle dans un délai de trois (03) mois.
Fait à Cotonou, le 18 novembre 2021 — Pour l'Assemblée Générale constitutive
Gloria COFFI
Rapporteur du Présidium
Francis BOKOSSA
Président du présidium
Laurentia PATENON
Secrétaire du Présidium