RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE L'ASSOCIATION « RÉSEAU FRANCOPHONE DES FABLABS D'AFRIQUE DE L'OUEST » (REFFAO)

PRÉAMBULE

 Le présent règlement intérieur est établi et adopté par l’Assemblée Générale Constitutive de l’Association dénommée « RÉSEAU FRANCOPHONE DES FABLABS D’AFRIQUE DE L’OUEST », par abréviation « ReFFAO » tenue à Cotonou le 08 novembre 2018. Il définit les modalités d’application des statuts et les conditions techniques et financières du fonctionnement de l’Association « RÉSEAU FRANCOPHONE DES FABLABS D’AFRIQUE DE L’OUEST », par abréviation « ReFFAO ». Il régit les rapports des membres entre eux et des membres à l’égard de la société. Le non-respect du présent règlement intérieur est susceptible de faire perdre la qualité de membre. 

 

TITRE I : GÉNÉRALITÉS

CHAPITRE I : MEMBRES

Article 1 : ADHÉSION DES MEMBRES

L’Association « RÉSEAU FRANCOPHONE DES FABLABS D’AFRIQUE DE L’OUEST », par abréviation « ReFFAO » est ouverte aux personnes visées à l’article 9 de ses statuts qui acceptent ces derniers, les fonctions et le présent règlement intérieur. 

Pour être admis comme membre de l’Association « RÉSEAU FRANCOPHONE DES FABLABS D’AFRIQUE DE L’OUEST », par abréviation « ReFFAO », il faut fournir un dossier comportant les pièces ci-après :

  • Un (01) formulaire de demande d’adhésion disponible au siège de l’Association, rempli, signé et adressé au Président du Conseil d’Administration ;
  • Deux (02) photos d’identité récentes ;
  • Un (01) casier judiciaire datant de moins de trois (03) mois ;
  • Une (01) quittance de versement des droits d’adhésion.

Le montant des droits d’adhésion est fixé à la somme de Vingt Mille francs CFA (20 000 CFA ) pour les personnes physiques et à la somme de Cinquante Mille francs CFA (50 000 CFA ) pour les personnes morales. 

Ce montant peut être modifié par décision de l’Assemblée Générale. Il est payé en un seul versement au moment de l’adhésion du membre et est destiné aux dépenses inhérentes à l’adhésion des membres. Il n’est pas remboursable en cas de démission, de décès ou d’exclusion de ce dernier.

La qualité de membre est acquise par l’inscription au registre des membres de l’Association « RÉSEAU FRANCOPHONE DES FABLABS D’AFRIQUE DE L’OUEST », par abréviation « ReFFAO ».

Il est établi au membre  dont l’adhésion est prononcée une carte de membre indiquant les noms, prénoms ou raison sociale, adresses, qualité et catégorie, etc.

Article 2 : DÉMISSION D’UN MEMBRE

Tout membre de l’Association « RÉSEAU FRANCOPHONE DES FABLABS D’AFRIQUE DE L’OUEST », par abréviation « ReFFAO » peut démissionner à tout moment. La décision de démission est notifiée par correspondance adressée au Président du Conseil d’Administration de l’Association « RÉSEAU FRANCOPHONE DES FABLABS D’AFRIQUE DE L’OUEST », par abréviation « ReFFAO » avec mention du ou des motifs de la démission.

Le Conseil d’Administration statue sur la correspondance et rencontre le membre sur la convocation de ce dernier. La décision finale portant démission du membre prend effet à partir de la date de réponse adressée au membre démissionnaire par le Conseil d’Administration après approbation de l’Assemblée Générale dans un document qu’il contresigne. En cas de démission ou de radiation, le membre est tenu de retourner tout bien de l’Association qui était en sa possession.

 Les membres qui ont quitté l’Association par démission ne peuvent y être réadmis que sur décision de l’Assemblée Générale.

Article 3 : DÉLIVRANCE DE DOCUMENTS AUX MEMBRES

Sont habilités à délivrer des extraits ou copies certifiées conformes des règlements et des procès-verbaux de l’Assemblée Générale ainsi que des réunions du Conseil d’Administration, le Président et le Secrétaire Général du Conseil d’Administration de l’Association « RÉSEAU FRANCOPHONE DES FABLABS D’AFRIQUE DE L’OUEST », par abréviation « ReFFAO ».

 

CHAPITRE II : DISCIPLINE – SANCTIONS

Article 4 : RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS

L’Association « RÉSEAU FRANCOPHONE DES FABLABS D’AFRIQUE DE L’OUEST », par abréviation « ReFFAO » est une association à but non-lucratif. Toute pression   politique, syndicale ou religieuse est interdite au sein de l’Association « RÉSEAU FRANCOPHONE DES FABLABS D’AFRIQUE DE L’OUEST », par abréviation « ReFFAO ». À cet effet nul n’a le droit de prendre des engagements au nom de l’Association sans avoir reçu mandat. 

Les règles de discipline à observer au sein de l’Association « RÉSEAU FRANCOPHONE DES FABLABS D’AFRIQUE DE L’OUEST », par abréviation « ReFFAO » sont basées sur les principes de soumission de la minorité à la majorité, de l’individu au groupe.

Tout différend entre les membres de l’Association « RÉSEAU FRANCOPHONE DES FABLABS D’AFRIQUE DE L’OUEST », par abréviation « ReFFAO » ou entre un membre et l’Association est soumis au Conseil d’Administration au moyen d’une plainte par écrit énonçant un résumé des faits et déposé au siège de l’Association. Le Directeur Exécutif transmet la plainte au Conseil d’Administration qui en examine le bien-fondé.

Le membre plaignant est convoqué devant le Conseil d’Administration au moyen d’un avis indiquant le lieu et la date de la réunion. Peut également être convoqué, tout dirigeant, membre ou employé mis en cause dans la plainte.

Le Conseil d’Administration statue sur le différend et fait connaître sa décision.

Article 5 : DÉLAI DE TRAITEMENT DE LA PLAINTE

Toute plainte soumise au Conseil d’Administration doit requérir une réponse dans les deux (02) mois à compter de sa date de réception. Le membre plaignant doit recevoir une réponse écrite.

Article 6 : COTISATIONS

Les cotisations doivent être versées dans le courant du premier trimestre de l’année. Tout membre qui ne se libère pas entièrement de ses cotisations et droits d’adhésion pendant deux ans au plus est considéré comme démissionnaire.

Article 7 : SANCTIONS

Tout membre qui sera rendu coupable de manquement aux prescriptions  et conduites éditées au sein de l’Association « RÉSEAU FRANCOPHONE DES FABLABS D’AFRIQUE DE L’OUEST », par abréviation « ReFFAO » sera passible d’une amende de cinquante mille à trois cent mille Francs CFA. Les amendes sont payées dans les quinze  (15) jours qui suivent toute sanction contre un membre. 

CHAPITRE III : PROCÉDURES D’ÉLECTION

Article 8 : DÉSIGNATION DES MEMBRES DU PRÉSIDIUM

Les élections se déroulent sous le contrôle d’un présidium composé de trois (03) membres, non-candidats aux postes à pourvoir et désignés par l’Assemblée Générale, que sont un Président, un Secrétaire et un Rapporteur.

Le présidium peut être assisté de deux (02) scrutateurs choisis parmi les participants à l’Assemblée.

Le Président du Conseil d’Administration est le Président du présidium sous le contrôle de qui les élections se déroulent sauf lorsqu’il est lui-même candidat à un poste à pourvoir. 

Lors des élections, le Secrétaire du Conseil d’Administration assure d’office la fonction de Secrétaire d’élection sauf lorsqu’il est lui-même candidat à un poste à pourvoir. Dans ce cas, l’Assemblée Générale élit parmi les délégués membres ayant le droit de vote, une personne pour exercer cette fonction.

Article  9  : IDENTIFICATION DES DIRIGEANTS SORTANT ET RÉCEPTION DES CANDIDATURES

Avant les élections, le Président du présidium mis en place communique les noms des responsables sortants. Il reçoit les propositions de candidatures présentées par les membres ayant le droit de vote.

Une fois achevé l’enregistrement des candidatures, l’élection se fait par scrutin secret.

Article 10 : VOTE

Le vote s’effectue à l’aide de bulletins marqués par le Secrétaire ou le Président et distribués par les scrutateurs aux personnes ayant droit de vote.

Les électeurs inscrivent sur le bulletin les noms des candidats choisis. Ils doivent voter pour autant de candidats qu’il y a de postes à pourvoir.

Article 11 : DÉCOMPTE DES VOIX

Le Secrétaire d’élection et les scrutateurs procèdent au dépouillement en contrôlant des bulletins recueillis. Ils s’assurent  en outre que leur nombre n’excède pas celui des bulletins distribués et que le nombre de candidats choisis sur chaque bulletin correspond au nombre de postes à pourvoir.

Article 12 : PROCLAMATION DES RÉSULTATS 

Pour chaque organe de décision, le Président du présidium donne les noms des candidats qui ont obtenu le plus grand nombre de voix, par ordre alphabétique, jusqu’à concurrence du nombre de postes à pourvoir.

Après la communication et après toute contestation résolue, le Président du présidium proclame les résultats définitifs du scrutin.

TITRE II : ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT 

Article 13 : LE CONSEIL D’ADMINISTRATION 

L’Association « RÉSEAU FRANCOPHONE DES FABLABS D’AFRIQUE DE L’OUEST », par abréviation « ReFFAO » est administrée par un Conseil d’Administration composé de trois (03) membres au moins et de douze (12) au plus, pris parmi les différentes catégories de membres nommés par l’Assemblée Générale Ordinaire ou au scrutin secret et révocables par elle.

Article 14 : POUVOIRS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Le Conseil d’Administration est investi des pouvoirs de gestion les plus étendus tant auprès des membres que de tous organismes privés ou officiels pour agir en toutes circonstances au nom de l’Association, pour faire et autoriser tous actes et opérations qui entrent dans l’objet de l’Association et qui ne sont pas de la compétence des Assemblées Générales.

Il prend toute décision nécessaire au bon fonctionnement de l’Association en ce qui concerne l’emploi des fonds, des ressources et autres biens dont dispose l’Association.

Il fixe l’ordre du jour des assemblées et procède à leur convocation.

Il supervise les actions des membres du bureau et peut se faire rendre compte de leurs actes.

Il se prononce sur toutes les admissions et radiations de membres de l’Association.

Le Conseil d’Administration peut déléguer à toute personne habilitée par lui et en général à son Secrétaire, tous pouvoirs à l’effet de procéder à l’agrément de nouveaux membres de l’Association.

Toutefois, la personne habilitée ou le Secrétaire, dans le cas où il envisagerait de refuser l’agrément d’un nouveau membre, devra, au préalable, en aviser le Conseil d’Administration qui statuera en dernier ressort sur cet agrément.

Le Conseil d’Administration peut confier à un ou plusieurs de ses membres ou à un tiers, adhérents ou non, tous mandats spéciaux pour un ou plusieurs objectifs déterminés.

Les fonctions d’Administrateurs au sein de l’Association sont bénévoles et peuvent seulement comporter un remboursement de frais et débours.

Article 15 : RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Le Conseil d’Administration se réunit aussi souvent que l’intérêt de l’Association l’exige et au moins une fois tous les trois (03) mois.

Le Conseil d’Administration est convoqué par son Président ou sur la demande de la moitié de ses membres, par lettre simple, huit (08) jours avant la date du conseil.

Toutefois, le conseil peut se réunir sur une convocation verbale et l’ordre du jour n’être fixé que lors de la réunion. Tout membre peut se faire représenter par un autre membre et les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents ou régulièrement représentés.

En cas de partage de voix, celle du Président est prépondérante.

Les délibérations du Conseil d’Administration sont constatées par des procès-verbaux, établis sans blanc, ni ratures sur des feuillets numérotés et conservés au siège de l’Association ; ils sont signés par le Président et le Secrétaire.

Article 16 : BUREAU DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Le Conseil d’Administration est composé de : 

    • Un Président
    • Un Vice-président
    • Un Secrétaire Général
    • Un Secrétaire Général Adjoint
    • Un Trésorier Général
    • Un Trésorier Général Adjoint
    • Deux organisateurs

En cas de vacance de l’un d’eux, le conseil pourvoit immédiatement à son remplacement.

Les membres du bureau sont tous désignés pour une durée de trois (03) ans. Ces membres, en fin de mandat sont rééligibles pour un deuxième mandat.

Ils sont révocables par l’Assemblée Générale.

  • PRÉSIDENT

Le Président de l’Association est le premier dirigeant de l’Institution. Il détient son autorité du Conseil d’Administration et l’exerce sous son contrôle.

Le Président représente l’Association dans tous les actes de la vie civile et est investi de tous pouvoirs à cet effet vis-à-vis des tiers de toute administration et remplit toute formalité pour se conformer aux dispositions légales sur le territoire national et dans tous les pays étrangers, envers les gouvernements et leurs administrations. 

Il a notamment qualité pour ester en justice. Il peut former tout appel ou pourvois.

Il ne peut transiger qu’avec l’autorisation du Conseil d’Administration statuant à la majorité relative.

Il convoque et préside les réunions de l’Assemblée Générale et d’autres réunions pour le bon fonctionnement de l’Association. En cas d’empêchement, ses pouvoirs sont délégués au Secrétaire Général. Ce dernier assiste le Président dans ses tâches. 

Il ordonne les dépenses en conformité avec le budget arrêté par l’Assemblée Générale ; toutefois, tout engagement hors budget d’un montant supérieur à la somme de cent mille (100.000) Francs CFA devra être soumis à l’autorisation préalable du Conseil d’Administration.

  • VICE – PRÉSIDENT

Le Vice-Président assure les missions qui peuvent lui être confiées par le Président du Conseil d’Administration, à charge pour lui d’en rendre compte à ceux-ci.

Il remplace le Président dans ses fonctions en cas d’absence ou d’empêchement par celui-ci.

  • SECRÉTAIRE

Le Secrétaire assure l’exécution et le bon accomplissement des décisions du Conseil d’Administration.

A cet effet, il exécute toutes formalités et démarches nécessaires.

Sur la délégation du Conseil d’Administration, il agrée les nouveaux membres de l’Association.

Il établit les procès-verbaux des réunions du Conseil d’Administration et des Assemblées Générales et a une mission de préparation de tous documents et d’accomplissement de toutes formalités nécessaires au fonctionnement de l’Association, à l’exception des écritures comptables.

  • TRÉSORIER

Le trésorier a la responsabilité de la gestion des fonds de l’Association. 

Il ordonne et exécute les dépenses, assure le respect du contrôle budgétaire dont les résultats sont communiqués au Conseil d’Administration.

Il assure vis-à-vis des membres une obligation d’information financière en leur présentant au cours de l’Assemblée Générale Annuelle les comptes annuels et le budget de l’exercice arrêtés par le Conseil d’Administration ainsi que son rapport financier.

Le Trésorier peut, sous sa responsabilité, accorder des délégations de signature nécessaires au fonctionnement de ses activités financières. 

À la clôture de l’exercice, les responsables comptables assurent, sous la responsabilité du Trésorier, la préparation des comptes annuels et du budget de l’exercice en cours.

Article 17 : ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

Les Assemblées Générales se composent de tous les membres de l’Association à jour de leur cotisation, à quelques titres qu’ils y adhèrent, chaque membre disposant d’une voix.

Les Assemblées Générales se réunissent en la forme ordinaire ou en la forme extraordinaire au siège social ou en tout autre lieu indiquée sur la convocation.

Elles sont convoquées par les soins du Président quinze (15) jours au moins à l’avance par lettre simple adressée à chacun des membres. L’ordre du jour est indiqué sur les convocations.

Le bureau de l’Assemblée se compose d’un Président, de deux scrutateurs et un Secrétaire.

Le Président de l’Association préside l’Assemblée Générale.

Il est établi une feuille de présence qui est émargée par tous les membres de l’Association à leur entrée en séance et qui est certifiée sincère et véritable par les membres du bureau.

Article 18 : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE

L’Assemblée Générale Ordinaire est réunie au moins une (01) fois par an, dans les six (06) mois de la clôture de l’exercice.

Elle entend le rapport financier et le rapport de gestion du Conseil d’Administration sur l’activité de l’Association au cours de l’exercice écoulé. Elle approuve ou redresse les comptes annuels qui lui sont présentés.

Article 19 : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE

L’Assemblée Générale Extraordinaire est compétente pour toutes les décisions emportant la modification des statuts et pour prononcer la dissolution de l’Association. Elle ne peut valablement délibérer que si elle réunit la présence ou la représentation de la moitié au moins des membres de l’Association.

Article 20 : CRITÈRES DE RECRUTEMENT DU DIRECTEUR EXÉCUTIF

Nul ne peut être Directeur Exécutif de l’Association «  RÉSEAU FRANCOPHONE DES FABLABS DE L’AFRIQUE DE L’OUEST », par abréviation « ReFFAO » :

    • S’il participe directement ou indirectement d’une façon régulière ou occasionnelle à une activité concurrente de l’Association ;
    • S’il a fait l’objet d’une condamnation l’ayant déchu de ses droits civils ou lui interdisant de gérer ou d’administrer une Association ;
    • S’il n’a été licencié d’un autre établissement pour abus de confiance ou malversation dûment prouvée.

Le Directeur Exécutif doit avoir des compétences avérées dans les activités menées par l’Association. Avant tout recrutement, le Conseil d’Administration établit la fiche de recrutement.

TITRE III : LIVRES, REGISTRES ET EXTRAITS

Article 21 : CONTENU DU REGISTRE

L’Association tient à son siège social un registre contenant :

  1. ses statuts et la décision d’agrément du Ministère de l’Intérieur et de la Sécurité Publique ;
  2. son règlement intérieur ;
  3. ses procès-verbaux et résolutions des assemblées ;
  4. ses procès-verbaux des réunions et les résolutions du Conseil d’Administration ;
  5. se recueil de ses procédures comptables et financières, administratives et de gestion des ressources humaines ;
  6. sne liste mentionnant les noms, adresses, professions des membres des organes de l’Association, avec mention du début et de la fin de chaque mandat ou de la durée des fonctions selon le cas ;
  7. se point des cotisations des membres ;
  8. ses textes législatifs et réglementaires régissant les Associations en République du Bénin.

DISPOSITIONS FINALES

Article 22 : ENTRÉE EN VIGUEUR DU RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Le présent règlement intérieur prend effet à partir de la date de son adoption et remplace toutes dispositions antérieures contraires.

Article 23 : ENTRÉE EN VIGUEUR DES MODIFICATIONS

Toute modification du présent règlement entre en vigueur dès son adoption, sauf si l’Assemblée Générale décide d’en retarder l’entrée en vigueur et sa communication à l’administration préfectorale dans un délai de trois (03) mois.

Lu, délibéré et adopté à Cotonou, le 08 novembre 2018.

L’Assemblée Générale constitutive.

 

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